В городе Миллерово два архива. Об одном из них — МБУ МР «Междуведомственный архив документов по личному составу», мы говорим с директором Ольгой Владимировной Гаркушенко.
— В здании по улице Шолохова, где располагается архив, в настоящее время находится 33453 единицы хранения, в основном документы бывших колхозов, а также администраций сельских поселений, предприятий г. Миллерово и Миллеровского района, в сравнительно небольшом количестве — документы частных предприятий.
— Утраченные документы граждан при вашем участии можно восстановить?
— Конечно. Мы выдаем справки социально значимого характера для начисления пенсий, выписки из похозяйственных, домовых книг, копии завещаний, договоров купли-продажи и другое. С приобретением новой программы Vip Net Klient, по электронному документообороту значительно сокращены сроки выдачи гражданам по их запросам документов социально-правового характера для пенсионного фонда. Автоматическая регистрация выдачи справок улучшила качество обслуживания населения.
— Сколько в этом году, к примеру, исполнено запросов?
— Более двух с половиной тысяч. И с каждым годом заметнее тенденция роста их количества.
— С чем это связано?
— К сожалению, допускается много неточностей при заполнении трудовых книжек. И это при том, что в настоящее время предъявляются жесткие требования к их оформлению: должны быть заполнены все графы, указаны даты приема и увольнения. Номера приказов в трудовых книжках должны совпадать с номерами приказов приема и увольнения, четко проставлены все подписи руководителей, печати. Обязательны записи о реорганизации предприятий. При наличии помарок, исправлений Управление Пенсионного Фонда в г. Миллерово и Миллеровском районе направляет на архив запросы для предоставления уточняющих справок.
— При выходе на пенсию каждый уверен, что в его деле все будет безупречно и правильно, но ситуации бывают разные. Сколько таких случаев: при высокой зарплате мизерная пенсия… Не нашлось важных документов, потерялись, испорчены…
— Если предприятия в полном объеме сдают качественную документацию: т. е. имеются все приказы по личному составу, в ведомостях начисления заработной платы заполнены все графы, нет сокращений фамилий, имен, отчеств в ведомостях начисления заработной платы, проставлены печати, подписи руководителя, главного бухгалтера, то подтвердить данный стаж, заработную плату работника и выдать необходимую справку для начисления пенсии не составляет труда.
Но, к сожалению, есть предприятия, которые сдают на хранение в архив документы не в полном объеме. Иногда нет возможности выбрать необходимые 5 лет для начисления пенсии. Бывают случаи, когда документы сдаются в неудовлетворительном состоянии (обгоревшие, покрытые плесенью, с разорванными страницами). Не сданные на хранение приказы по личному составу о приеме и увольнении работников муниципальных предприятий имеют плачевные последствия — в данном случае нет возможности подтвердить муниципальный стаж.
— Кто несет ответственность за такую халатность?
— Руководитель предприятия и главный бухгалтер.
— Хранение документов платное?
— МБУ МР «Междуведомственный архив документов по личному составу» является платным архивом. Решением Собрания депутатов Миллеровского района Ростовской области от 22.05.2013 г. №393 утвержден Прейскурант цен на услуги. Но, экономя на денежных средствах, отдельные руководители халатно относятся к документам, совершенно не задумываясь над тем, что люди проработали всю жизнь на предприятии и имеют право на достойную пенсию, а в результате получат мизерную пенсию. Документы или сжигаются, или остаются на хранении в сырых подвалах, где приходят в негодность. Нарушается также архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий. При отсутствии правопреемника и вышестоящей организации документы должны передаваться на хранение в специализированный архив документов по личному составу.
— Вот мы и подошли к вопросу об организации делопроизводства…
— В этом ничего нет сложного, работники должны выполнять свои обязанности аккуратно и честно. Для них проводятся семинары, к тому же и наш архив осуществляет услуги организациям по прошиву документов.
— Где можно ознакомиться с вашей информацией?
— Она размещена на Интернет-сайте Администрации Миллеровского района, в нормативно правовых актах Администрации Миллеровского района (постановление № 94 от 16.02.2015 года).
Каждый гражданин, нуждающийся в услуге архива, может оформить заявление по ее предоставлению, отправить запрос и получить ответ по почте.
Беседовала Л. Дутова
